УТВЕРЖДЕН приказом председателя Вохомского районного суда Костромской области от 25.06.2026 № 8

Положение

об архиве Вохомского районного суда Костромской области

I. Общие положения

1. Вохомский районный суд Костромской области (далее - суд) в целях осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10лет и до 10 лет включительно) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, источником комплектования которого выступает суд, создает архив Вохомского районного суда (далее - Архив суда).

Архив суда размещается в помещениях суда: в п.Вохма Вохомского района Костромской области, в постоянном судебном присутствии в с.Боговарово Октябрьского района Костромской области, в постоянном судебном присутствии в с.Павино Павинского района Костромской области, в постоянном судебном присутствии в с.Пыщуг Пыщугского района Костромской области.

Архив суда не является структурным подразделением.

Приказом председателя суда ответственным за исполнением функций и задач Архива суда назначается старший специалист 1 разряда.

2. Положение об Архиве суда определяет статус Архива суда, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов. Положение об Архиве суда согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) департамента культуры Костромской области. После согласования положение об Архиве суда утверждается председателем суда.

3. Архив суда в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями), законом Костромской области от 28.04.2006 №17-4-ЗКО «О формировании и содержании архивных фондов Костромской области» (с изменениями), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 №77, приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 №56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции», иными нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства, локальными документами и настоящим положением.

II. Состав документов Архива организации

4. Архив суда хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда;

б) дела и наряды временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, образовавшиеся в деятельности суда (в связи с отсутствием места для хранения в канцелярии суда);

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива суда.

III. Задачи Архива организации

5. К задачам Архива суда относятся:

5.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главойII положения об Архиве суда.

5.2. Комплектование Архива суда документами, образовавшимися в деятельности суда.

5.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

5.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

5.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

5.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел сотрудниками суда и своевременной передачей их в Архив суда.

IV. Функции Архива организации

6. Архив организации осуществляет следующие функции:

6.1. Организует прием документов постоянного и временных (до 10 лет включительно и свыше 10лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, не позднее одного года после завершения дел в делопроизводстве.

6.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве суда.

6.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив суда, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности суда.

6.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии суда описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10лет и до 10 лет включительно) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК департамента культуры Костромской области описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК департамента культуры Костромской области описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК департамента культуры Костромской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение председателю суда описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10лет до 10 лет включительно) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, неподлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК департамента культуры Костромской области.

6.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

6.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10лет и до 10 лет включительно) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве суда в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

6.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

6.9. Организует информирование председателя и сотрудников суда о составе и содержании документов Архива суда.

6.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

6.11. Организует выдачу документов и дел во временное пользование.

6.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

6.13. Ведет учет использования документов Архива суда.

6.14. Создает фонд пользования Архива суда и организует его использование.

6.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива суда.

6.16. Участвует в разработке документов суда по вопросам архивного дела и делопроизводства.

6.17. Оказывает методическую помощь сотрудникам суда в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, подготовке документов к передаче в Архив суда.

V. Права Архива организации

7. Архив суда имеет право:

а) представлять председателю суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве суда;

б) запрашивать у сотрудников суда сведения, необходимые для работы Архива суда;

в) давать рекомендации сотрудникам суда по вопросам, относящимся к компетенции Архива суда;

г) информировать сотрудников суда о необходимости передачи документов в Архив суда в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК департамента культуры Костромской области.

VI. Ответственность

8. За несоблюдение условий обеспечения сохранности документов суда, утрату, нарушение правил использования документов и доступа к ним, председатель суда и старший специалист 1 разряда, ответственный за работу Архива суда, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела.

СОГЛАСОВАНО

ЭПК департамента культуры

Костромской области

Протокол №_______ от «_____» ___________ 20___ г.